「今日もリハビリ、頑張った！…けど、これから記録地獄だ…」 「カルテや報告書、何を書けばいいか分からなくて、いつも時間がかかっちゃう…」 「気づけば定時過ぎてるのに、まだ書類が終わらない…もう嫌だ…」
言語聴覚士（ST）のあなた。日々の臨床で患者さんと向き合う時間は、とてもやりがいがあり、充実していることでしょう。でも、その後に待っている大量の書類作成業務に、頭を抱えていませんか？
SOAP形式でのカルテ記録、訓練計画書、各種報告書、カンファレンス資料…。専門職として、質の高い記録を残すことの重要性は分かっているけれど、それに費やす時間があまりにも多くて、
「リハビリそのものより、書類作成の方が疲れるかも…」 「もっと効率的に書けたら、早く帰れるのに…」 「書類作成が苦手だから、残業が当たり前になっちゃってる…」
そんな風に感じている方も、決して少なくないはずです。書類作成がボトルネックになって、プライベートの時間が削られたり、心身ともに疲弊してしまったりするのは、本当にもったいないですよね。
でも、安心してください！書類作成は、正しいコツとテクニックを身につければ、必ず**「サクサク」と、そして「効率的」**に進められるようになります。
この記事では、書類作成に苦手意識を持つあなたが、もう残業で悩まなくて済むように、思考の整理術から具体的な時短テクニック、そして環境づくりのヒントまで、明日からすぐに実践できる方法を分かりやすく解説していきます。
この記事を読み終える頃には、書類作成への苦手意識が軽くなり、「これなら私にもできるかも！」と、時間と心に余裕のある働き方を手に入れるための具体的な道筋が見えているはずです。さあ、一緒に「記録地獄」から抜け出すための扉を開きましょう！
なぜ苦手？書類作成で時間がかかるSTの「あるある」
「どうして私だけ、こんなに書類作成に時間がかかるんだろう…」そう悩む前に、まずは多くの言語聴覚士が書類作成でつまずきやすい「あるある」な原因を探ってみましょう。「あ、これ私のことだ！」と共感できるポイントが見つかるかもしれません。原因が分かれば、具体的な対策も見えてきて、苦手克服への第一歩に繋がりますよ。
何を書けばいいか分からない…情報の取捨選択の難しさ
目の前の患者さんに関する情報は、カルテ、評価結果、日々の観察記録など、膨大にありますよね。その中から、「記録として何を残すべきか」「報告書で何を重点的に伝えるべきか」を判断し、必要な情報を取捨選択するのが難しい、と感じていませんか？
「これも大事な情報だし、あれも書いておかないと不安…」 「全部書こうとすると、まとまりがなくなっちゃうし、時間もかかる…」 「他の職種の人は、どこまで詳しい情報を求めているんだろう？」
特に経験の浅い時期は、何が重要で、何が省略できる情報なのかの判断基準が分からず、迷ってしまうことが多いかもしれません。その結果、必要以上に情報を盛り込もうとしてしまったり、逆に重要な情報が漏れてしまったり…ということが起こりがちです。
文章がまとまらない…構成力・表現力の課題
情報を取捨選択できたとしても、それを分かりやすく、論理的に、そして簡潔な文章としてまとめることに苦労する、という方もいるでしょう。
「頭の中では分かっているのに、うまく言葉にできない…」 「書いているうちに、何が言いたいのか分からなくなっちゃう…」 「もっと専門職らしい、的確な表現を使いたいけど、語彙力が…」
専門的な内容を、他職種にも理解できるように、かつ客観的な事実に基づいて記述するには、ある程度の文章構成力や表現力が求められます。学生時代のレポート作成とは異なり、臨床現場での記録は、迅速かつ正確に、そして継続的に作成していく必要があります。この「書く」という作業そのものに苦手意識を持っていると、書類作成が大きな負担になってしまいますよね。
とにかく時間がかかる…効率的な書き方を知らない
書類作成に時間がかかってしまうのは、単に書くのが苦手だから、というだけでなく、単純に「効率的な書き方」を知らない、あるいは実践できていない、という可能性もあります。
「毎回、一から文章を考えているから時間がかかる…」 「同じような内容なのに、書式が違うだけで手間取る…」 「PCの入力が遅い、あるいは手書きに時間がかかっている…」 「記録を書くための時間を、うまく確保できていない…」
ちょっとした工夫やツールの活用で、大幅に時間を短縮できる可能性があるのに、その方法を知らないために、非効率なやり方を続けてしまっているのかもしれません。「もっと楽に書ける方法があるはずなのに…」と感じているなら、改善の余地は十分にあります。
完璧主義がアダに？「ちゃんと書かなきゃ」のプレッシャー
「誤字脱字があってはいけない」「完璧な文章でなければならない」「全ての情報を網羅しなければならない」…そんな風に、完璧主義に陥ってしまい、なかなか書類作成を終えられない、という方もいるのではないでしょうか？
もちろん、正確性は重要です。しかし、完璧を求めすぎるあまり、些細な表現に悩み続けたり、何度も書き直したりしていては、いつまで経っても終わりません。
また、「こんな記録で、他の人からどう思われるだろう…」といった、他者の目を気にしすぎるあまり、筆が進まなくなってしまうこともあります。
適度な責任感は大切ですが、過度なプレッシャーは、かえって効率を下げ、ストレスを増大させる原因になります。「ちゃんと書かなきゃ」という気持ちが、自分自身を苦しめてしまっているのかもしれません。
これらの「あるある」な原因に心当たりはありましたか？ でも、大丈夫。これらの課題は、正しい知識とテクニック、そして少しの意識改革で、必ず克服できます。
まずは準備で差をつける！サクサク書くための土台作り
「よし、効率的に書くぞ！」と意気込んでも、いきなり書き始めてしまうのはNGです。実は、書類作成のスピードと質は、**書き始める前の「準備」**で大きく変わってきます。ここでは、サクサクと書類を書くための土台となる、3つの重要な準備ステップをご紹介します。この土台がしっかりしていれば、実際の執筆時間は驚くほど短縮されますよ！
情報整理の習慣化：メモの取り方とテンプレート活用
書類作成の際に、「あれ、あの情報どこに書いたっけ？」「評価結果、どうだったかな？」と、情報を探すのに時間がかかっていませんか？ 日頃から情報を整理しておく習慣をつけることが、時短への第一歩です。
- メモの取り方を工夫する: リハビリ中や評価中に気づいたこと、患者さんの発言、他職種からの情報などを、その場でメモする習慣をつけましょう。後で記録する際に思い出す手間が省けます。キーワードだけでもOK。走り書きでも構いません。手帳、ノート、スマホのメモアプリなど、自分に合った方法で記録しましょう。SOAP形式を意識してメモを取るのも効果的です（例：S:「食事が飲み込みにくい」, O: MWST 3点, A: 嚥下反射惹起遅延疑い, P: 嚥下訓練開始検討）。
- テンプレートを活用する: 訓練計画書や報告書など、毎回同じような構成で書く書類については、あらかじめ**自分なりのテンプレート（雛形）**を作成しておくと非常に便利です。見出しや基本的な項目を事前に用意しておけば、あとは必要な情報を埋めていくだけなので、大幅な時間短縮になります。職場で共有されているテンプレートがあれば、それを活用したり、自分なりに使いやすくカスタマイズしたりするのも良いでしょう。
日々の小さな情報整理の積み重ねが、いざ書類を書く！という時の大きな助けになります。
目的意識を持つ：「誰に」「何を」伝えるための書類か？
書類作成に取り掛かる前に、「この書類は、誰に対して、何を伝えるためのものなのか？」という目的を明確に意識することが重要です。目的がはっきりすれば、書くべき内容や、適切な表現方法、情報の取捨選択の基準が見えてきます。
- 読み手（ターゲット）を意識する:
- カルテ記録: 主にチーム内の医療従事者（医師、看護師、他リハスタッフなど）が読みます。専門用語もある程度通用しますが、ST以外の職種にも分かるような客観的な記述が求められます。
- 訓練計画書・報告書（院内向け）: 上記に加え、リハビリの目標や進捗、今後の計画などを明確に示す必要があります。
- 情報提供書（外部向け）: 紹介先の病院、施設、ケアマネージャーなどが読みます。より丁寧で、専門用語を避けた分かりやすい説明が必要です。相手が必要としている情報を過不足なく伝えることを意識します。
- ご家族への説明資料: 専門知識のないご家族にも理解できるよう、さらに平易な言葉遣いや、図などを活用する工夫が求められます。
- 伝えたい「核心（コアメッセージ）」を決める: この書類を通して、一番伝えたいことは何でしょうか？「この患者さんの嚥下機能は改善している」「コミュニケーションには〇〇な支援が必要だ」「退院に向けて△△の準備が必要だ」など、核心となるメッセージを決めてから書き始めると、内容がブレにくくなります。
「誰に」「何を」伝えるかを意識するだけで、情報の取捨選択がスムーズになり、より的確で分かりやすい書類を作成することができます。
集中できる環境づくり：短時間で質を高める工夫
「さあ書くぞ！」と思っても、周りが騒がしかったり、他の仕事が気になったりすると、なかなか集中できませんよね。書類作成は、ある程度まとまった思考が必要な作業です。短時間でも集中して取り組める環境を意識的に作り出す工夫をしましょう。
- 「書く時間」を確保する: 可能であれば、1日のスケジュールの中に、「記録時間」「書類作成時間」をあらかじめ組み込んでしまいましょう。「この時間は、書類に集中する！」と決めることで、他の業務とのメリハリがつきます。
- 静かな場所を選ぶ: もし可能であれば、スタッフルームの隅や、空いている診察室など、少しでも静かで落ち着ける場所で作業しましょう。
- 誘惑を排除する: スマートフォンの通知はオフにする、関係ないウェブサイトは閉じるなど、集中を妨げる要因をできるだけ排除します。（前回の記事「忙しいSTの勉強法」の環境づくりも参考に！）
- 時間を区切る: 「まずは30分集中して、ここまで終わらせる！」といったように、タイマーなどを使って時間を区切り、目標を設定すると、集中力が高まります。ポモドーロテクニック（25分集中＋5分休憩）なども有効です。
- 気分転換も忘れずに: 根を詰めすぎると、かえって効率が落ちてしまいます。適度な休憩を取り、コーヒーを飲んだり、少し歩いたりして気分転換することも大切です。
集中できる環境を整えることで、ダラダラと時間をかけるのではなく、短時間で質の高い書類作成を目指しましょう。
これで効率UP！実践的な書類作成時短テクニック
さあ、準備が整ったら、いよいよ実践的な時短テクニックの出番です！「書くのが遅い…」「文章がまとまらない…」そんな悩みを解消し、あなたの書類作成スピードを格段にアップさせる具体的な技を5つご紹介します。これらのテクニックを習得すれば、残業時間も減り、心にも余裕が生まれるはずですよ！
「型」を決めて書く！SOAPなどのフレームワーク活用術
毎回、文章の構成から考えていると、時間がかかってしまいますよね。そんな時は、**決まった「型（フレームワーク）」**に沿って書くのが断然効率的です。
- SOAPを徹底活用: 医療記録の基本であるSOAP（S:主観的情報, O:客観的情報, A:評価・アセスメント, P:計画）は、情報を整理し、論理的に記述するための強力なフレームワークです。まずはこの型に沿って書くことを徹底しましょう。
- S: 患者さんやご家族からの訴え、自覚症状など。
- O: STが実施した評価結果（客観的な数値データ）、観察した事実など。
- A: SとOの情報に基づいて、STがどのように評価・解釈・判断したか。問題点や予後予測なども含みます。ここがSTの専門性が最も問われる部分です。
- P: A（評価）に基づいて、今後どのようなリハビリ計画（訓練内容、目標、頻度、注意点など）で進めていくか。
- 報告書の構成パターンを決めておく: 例えば、「はじめに（対象者情報）」「評価結果」「考察・問題点」「今後のリハビリ計画（目標含む）」「その他特記事項」といったように、報告書の種類ごとに基本的な構成パターンを決めておくと、迷わず書き進められます。
「型」にはめることで、思考が整理され、スムーズに文章を組み立てられるようになります。まずは基本の型をマスターしましょう。
定型文・テンプレートを賢く使う時短ワザ
書類の中には、毎回同じような表現や説明を使う部分も多いですよね。そうした部分は、**「定型文」や「テンプレート」**として登録・活用することで、入力の手間を大幅に削減できます。
- よく使う表現を登録: 「嚥下状態は安定している」「コミュニケーションは良好」「今後の経過を観察していく」など、頻繁に使うフレーズや文章を、PCの単語登録機能や、テキストエディタのスニペット機能（特定の短い文字列を入力すると、登録した定型文が呼び出せる機能）などに登録しておきましょう。
- 疾患別・評価別のテンプレート作成: 例えば、「脳梗塞後の失語症」の初期評価報告書のテンプレート、「VF検査結果」報告書のテンプレートなど、疾患や評価ごとに基本的な記述内容をテンプレート化しておくと、個別情報を追記するだけで済むようになります。
- 職場で共有・活用: もし職場で共有されているテンプレートや定型文集があれば、積極的に活用しましょう。また、あなたが作成した便利なテンプレートがあれば、チーム内で共有するのも良いでしょう。
ただし、テンプレートの使いすぎには注意が必要です。個別性を無視した、コピー＆ペーストだけの記録にならないように、必ず患者さん一人ひとりの状態に合わせて、内容は修正・追記するようにしましょう。
略語・専門用語の適切な使い方と注意点
専門用語や略語は、使いこなせば効率的に情報を伝えられる便利なツールですが、使い方を間違えると、かえって分かりにくくなったり、誤解を招いたりする原因にもなります。適切に使うためのルールを意識しましょう。
- 院内（チーム内）共通の略語を把握・活用する: 職場内で一般的に使われ、意味が共有されている略語であれば、積極的に活用することで記録時間を短縮できます。ただし、マイナーすぎる略語や、自分だけの略語は避けましょう。
- 外部向けの書類では原則使用しない: 紹介状や情報提供書など、院外の人が読む書類では、略語の使用は原則として避け、正式名称で記載するか、初出時に正式名称と略語を併記するようにしましょう。（例：「標準失語症検査（SLTA）」）
- 専門用語は分かりやすさも考慮: 専門用語を使うことで、端的かつ正確に情報を伝えられるメリットがありますが、読み手がST以外の職種の場合は、必要に応じて補足説明を加えたり、平易な言葉に言い換えたりする配慮も必要です。
- 一貫性を持たせる: 同じ書類の中で、同じ意味の言葉を違う用語で表現したり、略語を使ったり使わなかったりすると、読みにくくなります。表記は統一するように心がけましょう。
略語や専門用語は、あくまでコミュニケーションを円滑にするためのツールです。相手に「伝わる」ことを最優先に、TPOに合わせた適切な使い方をマスターしましょう。
音声入力やツール活用も？デジタル時代の効率化
PCでの入力作業そのものに時間がかかってしまう…という方は、デジタルツールを積極的に活用してみるのも一つの手です。
- 音声入力の活用: スマートフォンやPCの音声入力機能を使えば、話した内容を自動でテキスト化してくれます。長文の記録や、アイデアのメモなどに活用すると、タイピングよりも早く入力できる場合があります。ただし、誤変換も多いので、後からの修正は必須です。また、個人情報保護の観点から、使用する場所や環境には十分な配慮が必要です。
- 予測変換・入力補助ツールの活用: PCの日本語入力システム（IME）の予測変換機能を強化したり、医療用語に特化した辞書ツールなどを導入したりすることで、入力効率を高めることができます。
- マクロや自動化ツールの活用（上級者向け）: 定型的な作業が多い場合は、マクロ機能（Excelなど）や、RPA（Robotic Process Automation）ツールなどを活用して、作業を自動化するという方法もあります。ただし、これらはある程度のITスキルが必要になります。
全てのSTに有効とは限りませんが、デジタルツールに抵抗がない方は、こうした効率化ツールを試してみる価値はあるでしょう。自分に合ったツールを見つければ、書類作成のストレスが軽減されるかもしれません。
スキマ時間を活用！記録はその日のうちに少しずつ
「記録は、業務が終わってからまとめてやろう」と思っていると、結局後回しになり、記憶も曖昧になり、余計に時間がかかってしまう…ということになりがちです。記録は、できるだけその日のうちに、少しずつでも進めておくのが鉄則です。
- リハビリ直後に要点だけでもメモ: リハビリが終わった直後が、一番記憶が新しく、重要なポイントを覚えています。たとえ数分でも、その場でSOAP形式でキーワードだけでもメモしておきましょう。
- 移動時間や空き時間に下書き: 訪問STの方なら移動時間、施設勤務の方ならカンファレンスまでの空き時間など、ちょっとしたスキマ時間を利用して、メモをもとに下書きを進めておきましょう。
- 「完璧」を目指さず、まずは記録を残す: 「後でまとめて綺麗に書こう」ではなく、「忘れないうちに、まずは事実だけでも記録しておく」という意識が大切です。後から修正・追記することは可能です。
「少しずつ」を積み重ねることで、一日の終わりにまとめて書く負担を大幅に減らすことができます。記録を溜め込まない習慣をつけましょう。
書類作成の負担を根本から減らす視点
これまで、書類作成を効率化するための具体的なテクニックをご紹介してきましたが、個人の努力だけでは限界がある場合もありますよね。「そもそも、この書類作成業務自体をもっと減らせないの？」「なんでこんなに時間がかかる仕組みなんだろう？」そんな風に、業務の仕組みや環境そのものに疑問を感じている方もいるかもしれません。ここでは、書類作成の負担を根本から減らすための、少し広い視点からのアプローチを考えてみましょう。
業務改善の提案：記録システムの導入や見直し
もし、あなたの職場の記録システムが古かったり、非効率的だったりする（例：いまだに手書きカルテ、使いにくい電子カルテなど）と感じるなら、業務改善の提案をしてみる価値はあります。
- 電子カルテや記録システムの導入・更新: 手書きに比べて、入力効率、情報共有、検索性などが格段に向上します。導入にはコストがかかりますが、長期的に見れば業務効率化によるメリットは大きいです。
- テンプレートや定型文の共有化: 個人で便利なテンプレートなどを作成・活用している場合、それをチーム内で共有し、標準化することを提案してみましょう。チーム全体の効率アップに繋がります。
- 記録項目の見直し: 「この項目、本当に毎回記録する必要があるかな？」「もっと簡潔にできないかな？」といった視点で、記録項目そのものを見直し、無駄をなくす提案をするのも有効です。
もちろん、提案がすぐに受け入れられるとは限りませんが、「もっと効率的に働き、患者さんへの直接的なケアの時間を増やしたい」という前向きな意図を伝えれば、改善のきっかけになるかもしれません。
チームでの協力体制：情報共有や分担の工夫
書類作成の負担は、個人だけで抱え込むのではなく、チーム全体で協力し、工夫することでも軽減できます。
- 効率的な情報共有: カンファレンスでの情報共有を効率化したり、情報共有ツールを活用したりすることで、重複する記録の手間を減らせる可能性があります。
- 業務分担の見直し: 例えば、書類作成の一部（基本的な情報入力など）を、事務スタッフやリハビリ助手さんがサポートしてくれるような体制を検討できないか、相談してみるのも一つです。
- お互いに教え合う文化: 書類作成が得意な人が、苦手な人にコツを教えたり、便利なツールを紹介したりするなど、チーム内でお互いにサポートし合える雰囲気を作ることも大切です。
チーム全体で「書類作成の効率化」という課題に取り組む意識を持つことが、個々の負担軽減に繋がります。
「記録業務が少ない職場」を探すという選択肢
様々な工夫や提案をしても、なかなか職場の状況が変わらず、書類作成の負担が依然として大きい…。「もう、この環境で頑張るのは限界かもしれない…」そう感じているなら、**「記録業務の負担が少ない職場」へ環境を変える（転職する）**という選択肢も、真剣に考えるべきかもしれません。
世の中には、
- 最新の電子カルテシステムを導入し、記録業務を徹底的に効率化している病院や施設
- 事務スタッフやクラークのサポート体制が充実しており、STが専門業務に集中できる環境
- 書類作成よりも、直接的なリハビリテーションや利用者さんとの関わりに、より多くの時間を割けるような方針の事業所 も存在します。
「そんな職場、どうやって見つけるの？」 「求人票だけじゃ、実際の記録業務の実態なんて分からない…」
そうですよね。だからこそ、キャリアの専門家のサポートが有効なのです。
リハビリ職の働き方に詳しいキャリアアドバイザーなら、
- 各施設の記録システムの種類やIT化の進捗状況、事務サポート体制の有無など、求人票には書かれていない内部情報を把握している可能性が高いです。
- 「書類作成の負担が少ない職場」「残業が少ない職場」といった、あなたの**具体的な希望に合った求人情報（非公開求人を含む）**を紹介してくれます。
- 面接で、記録業務の実態について効果的に質問するためのアドバイスもくれます。
もし、あなたが書類作成の負担から解放され、もっと言語聴覚士としての専門業務に集中したい、そしてワークライフバランスを改善したいと強く願うなら、無料のキャリア相談などを活用し、より良い労働環境を探すという一歩を踏み出すことを、ぜひ検討してみてください。それは、あなたのキャリアと人生を、より豊かにするための前向きな選択となるはずです。
書類ストレスから解放！余裕のある働き方を手に入れよう
言語聴覚士の仕事に、書類作成はつきものです。しかし、それが過度な負担となり、あなたの時間や、仕事への情熱までも奪ってしまう必要はありません。
この記事では、書類作成への苦手意識を克服し、残業を減らすための具体的な方法を、準備段階から実践テクニック、そして環境改善の視点まで、幅広くご紹介してきました。
- まずは原因を知り、準備で差をつけること。
- 効率的な「型」や「テンプレート」を使いこなすこと。
- スキマ時間を活用し、記録を溜め込まない習慣をつけること。
- 便利なツールや、周囲の協力も得ること。
- そして、時には環境を変えるという選択肢も持つこと。
これらのヒントの中から、あなたに合ったものを一つでも二つでも、ぜひ明日から試してみてください。小さな工夫の積み重ねが、あなたの書類作成スキルを向上させ、時間と心に「余裕」を生み出してくれるはずです。
書類作成のストレスから解放されれば、あなたはもっと患者さんと向き合う時間に集中でき、プライベートの時間も充実させることができるようになります。それは、言語聴覚士としてのあなたの価値をさらに高め、より豊かな働き方を実現することに繋がるでしょう。
もし、個人の努力だけでは解決が難しいと感じたり、より根本的に働き方を見直したいと考えたりしたなら、キャリアの専門家への相談も、あなたの未来を切り拓く有効な手段となることを、どうか忘れないでくださいね。
あなたが書類ストレスから解放され、言語聴覚士として、そして一人の人間として、いきいきと輝ける毎日を送れるようになることを、心から応援しています！
